De in Nederland al zeer succesvolle zorgoplossing van Abecon wordt na Noorwegen ook in België in gebruik genomen. Het in Oostakker (Gent) gevestigde zorgbedrijf Aqtor! gaat de oplossing inzetten om de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. “We hebben veel geïnvesteerd in onze mensen, processen en gebouwen. Als laatste stap nemen we dit geïntegreerde bedrijfssysteem op basis van Microsoft Dynamics NAV in gebruik. Daarmee beschikken we over een toekomstbestendig automatiseringsplatform als basis voor een duurzame digitale toekomst.”

Aqtor! is actief in de sector van de technische orthopedie en bandagisterie. Er werken 90 personen. Onder leiding van Filip Hoornaert, sinds 2014 de algemeen directeur, is de bedrijfsvoering naar een hoger plan gebracht. Sluitstuk is het vervangen van de verschillende deelsystemen door één automatiseringsplatform dat speciaal ontwikkeld  is voor zorgbedrijven. “Zo kunnen we alle operationele activiteiten samenbrengen, en sluiten de orderopname, productie, magazijnbewegingen, logistiek en facturatie optimaal op elkaar aan.  Dit bespaart enorm veel manueel en dubbel werk.”

ZORGVULDIGE VOORBEREIDING

“Het invoeren van een geïntegreerd IT-systeem gaat met veel veranderingen gepaard en vereist een zorgvuldige voorbereiding”, benadrukt Hoornaert. “Om zo’n stap te kunnen zetten, dien je allereerst de sleutelgebruikers in de organisatie mee te krijgen en draagvlak te creëren. Ook hebben we de processen zorgvuldig in kaart gebracht en geïnventariseerd hoe branchegenoten georganiseerd zijn. Op basis hiervan hebben wij een ‘request for proposal’ uitgeschreven en onze longlist teruggebracht tot shortlist. Dit pad heeft ongeveer twee jaar in beslag genomen en leidde ons naar Abecon.”

VERTROUWEN IN CONTINUÏTEIT EN KWALITEIT

De keuze voor Microsoft Dynamics NAV en de add-on van implementatiepartner Abecon werd mede ingegeven door de beschikbare zorgspecifieke functionaliteit en de vele referenties in de branche. “Microsoft Dynamics NAV dekt alle algemene aspecten van de bedrijfsvoering af. Het platform staat bekend om zijn gebruiksvriendelijkheid en excellente integratie. We hebben er alle vertrouwen in dat deze software van de hoogste kwaliteit blijft. Ook de zorgspecifieke functionaliteit van Abecon heeft zich al ruimschoots bewezen. Daarnaast kunnen we nu gebruikmaken van aanvullende technologie zoals verkoop- en productconfigurator e-Con.”

BETERE BEHEERSING PATIËNTDOSSIERS EN KLANTCONTACTEN

De doelstelling is dat het systeem in het eerste kwartaal van 2018 ‘live’ gaat, zonder dat dit de dagelijkse dienstverlening verstoort. “Het grootste voordeel van het nieuwe systeem is directe toegang tot up-to-date informatie, op iedere gewenste locatie. Dit zorgt voor betere beheersing van de klantdossiers en de best mogelijke opvolging van klantvragen, want hierdoor hebben onze medewerkers bij klantcontacten en gesprekken altijd snel de juiste informatie bij de hand.”

PATIËNTGERICHTE SERVICE

Hoornaert vertelt dat Aqtor! zowel prefab- als maatwerktoepassingen levert, en dit binnen de kortst mogelijke termijn. “Een groot voordeel voor onze klanten is dat we erkend zijn door alle ziekenfondsen en verzekeringsinstellingen. Declaraties en verantwoording vormen een belangrijk aspect van onze dienstverlening. Naast het professioneel afleveren van orthopedische hulpmiddelen ontzorgen we onze klanten door ook de bijhorende administratie af te handelen. Ons nieuwe systeem zorgt voor een aanzienlijke vereenvoudiging van deze administratieve processen. Zo kunnen we ook hier garant staan voor een optimale klantgerichte service.”